Privacyverklaring vertaalbureau House of Words
Gegevens van de onderneming
Vertaalbureau House of Words is gevestigd op het adres Duinwijklaan 42, 1942 GC te Beverwijk. Telefoonnummer: 0251-829756, e-mailadres: info@houseofwords.nl
De website van House of Words is voorzien van een SSL-certificaat. Dit is te herleiden aan de ‘s’ in de URL (‘https’) van de website. Dit houdt in dat alle gegevens versleuteld verzonden worden. Verstuurt u dus persoonlijke gegevens via ons contactformulier of een persoonlijk document via het formulier ‘offerteaanvraag’, dan zijn uw gegevens goed beschermd.
Welke persoonsgegevens verwerkt de onderneming
Vertaalbureau House of Words verwerkt de volgende persoonsgegevens van klanten:
- uw naam en/of de naam van uw bedrijf
- uw adres en/of het adres van uw bedrijf
- het telefoonnummer van u of uw bedrijf
- uw e-mailadres en/of het e-mailadres van uw bedrijf
- uw bankrekeningnummer en/of het bankrekeningnummer van uw bedrijf
- het BTW- en KvK-nummer van uw bedrijf
Vertaalbureau House of Words verwerkt, indien van toepassing, de volgende persoonsgegevens van o.a. (beëdigde) vertalers:
- uw naam
- uw adres
- uw telefoonnummer
- uw e-mailadres
- uw bankrekeningnummer
- uw BTW- en KvK-nummer
- uw Wbtv-nummer
- gegevens op tolkenpasje en/of identiteitsbewijs
Daarnaast verwerken wij persoonsgegevens als die voorkomen in de tekst die u door ons laat vertalen en/of bewerken.
Voor het uitvoeren van onze werkzaamheden maken we gebruik van (beëdigde) vertalers, tolken, tekstschrijvers, redacteuren, voice-overs, voice artists en proeflezers. Voor een correcte bedrijfsvoering worden ook hun gegevens opgeslagen.
De personen die de (vertaal)werkzaamheden verrichten worden geacht discreet en zorgvuldig met persoonsgegevens van (potentiële) klanten, al dan niet in het document/de documenten beschreven, om te gaan.
House of Words sluit verwerkersovereenkomsten af met deze leveranciers. In deze verwerkersovereenkomsten verklaren zij dat ze de persoonsgegevens die wij met ze delen, op een adequate wijze beschermen en dat er met deze gegevens discreet zal worden omgesprongen.
Indien de klant via onze diensten persoonsgegevens naar landen buiten de Europese Unie doorgeeft, vrijwaart de klant House of Words tegen alle rechtsvorderingen van derden die zijn gebaseerd op de bewering dat deze persoonsgegevens worden doorgegeven in strijd met de bepalingen van de AVG.
De klant, alsmede vertaalbureau House of Words, kan hier nog eens expliciet om verzoeken middels een non-disclosure agreement (NDA). Een klant van House of Words kan ons ook direct voorafgaand aan de opdracht verzoeken alle betrokkenen een dergelijke geheimhoudingsovereenkomst te laten tekenen.
Doel van het verwerken van deze persoonsgegevens
De persoonsgegevens in de bovengenoemde opsomming hebben wij nodig om contact met u te kunnen onderhouden en om u een factuur te kunnen sturen. De overige persoonsgegevens verwerken wij in opdracht van u en worden vrijwillig door u aan ons ter beschikking gesteld.
De persoonsgegevens van o.a. de (beëdigde) vertalers worden gebruikt voor het voldoen van rekeningen, het onderhouden van het contact en alle andere zaken die nodig zijn voor een zorgvuldige en goede bedrijfsvoering.
Wettelijke basis voor de gegevensverwerking
Wij hebben de persoonsgegevens in de bovengenoemde opsomming nodig voor onze dagelijkse bedrijfsvoering en om te voldoen aan wettelijke verplichtingen, bijvoorbeeld om belastingaangifte te doen. De overige persoonsgegevens verstrekt u vrijwillig aan ons wanneer die voorkomen in een tekst die u door ons wilt laten vertalen.
Geautomatiseerde besluitvorming
Vertaalbureau House of Words beschikt niet over computerprogramma’s of automatiseringssystemen waarmee geautomatiseerde verwerkingen worden uitgevoerd.
Bewaartermijn
Als gevolg van belastingwetgeving zijn wij verplicht factuurgegevens 7 jaar te bewaren. Voor vertalingen geldt dat wij na levering de vertalingen bewaren op een veilige plek. Om deze plek te bereiken zijn 3 verschillende wachtwoorden nodig. Eén voor het inloggen op ons netwerk, één voor het inloggen op één van onze computers en één voor het inloggen op ons opslagsysteem waar betreffende materiaal wordt opgeslagen.
Delen van de gegevens
Wij delen uw persoonsgegevens niet met derden, tenzij wij daartoe wettelijk verplicht zijn, bijvoorbeeld vanwege belastingwetgeving of wanneer het noodzakelijk is, omdat we anders uw (vertaal)opdracht niet kunnen uitvoeren.
Voor de mensen die de werkzaamheden voor ons uitvoeren geldt nagenoeg hetzelfde. Wanneer uw gegevens gedeeld moeten worden, (voorbeeld: een notariskantoor heeft een kopie tolkenpasje en een kopie rijbewijs nodig van de beëdigd tolk t.b.v. het voorbereiden van een akte) dan zal dit altijd eerst met betreffende persoon, in dit geval de tolk, overlegd worden.
Inzien van gegevens
U kunt ons elk moment vragen welke persoonsgegevens wij van u hebben opgeslagen.
Aanpassen van gegevens
U kunt ons elk moment vragen de persoonsgegevens die wij van u hebben opgeslagen aan te passen.
Verwijderen van gegevens
U kunt ons elk moment vragen de persoonsgegevens die wij van u hebben opgeslagen te verwijderen.
Recht op gegevensoverdraagbaarheid
U kunt een verzoek bij ons indienen om u een computerbestand te sturen waarin alle persoonsgegevens vermeld staan die wij van u hebben verzameld.
Verzoek tot inzage, correctie, verwijdering, gegevensoverdracht
Als u een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering of gegevensoverdracht wilt indienen, stuur dan een e-mail naar info@houseofwords.nl. U krijgt altijd binnen vier weken een reactie op uw verzoek.
Beveiliging van uw persoonsgegevens
Vertaalbureau House of Words heeft diverse maatregelen getroffen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. De bestanden op onze computers worden met diverse, regelmatig veranderende wachtwoorden, een virusscanner en een firewall beveiligd.
Contactgegevens van de verantwoordelijke persoon voor privacy- en gegevensbescherming
Hans van Dort, de eigenaar van vertaalbureau House of Words, is bij vertaalbureau House of Words verantwoordelijk voor privacy- en gegevensbescherming. Mocht u contact met hem willen opnemen dan kan dat, bij voorkeur per e-mail: info@houseofwords.nl
Klachten
Wanneer u het niet eens bent met de manier waarop wij met uw persoonsgegevens omgaan, kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
(9-10-2024)
