Definitie

In deze Algemene Voorwaarden wordt onder “het vertaalbureau” verstaan: House of Words.nl

Artikel 1 – Algemeen

Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle rechtsbetrekkingen tussen het vertaalbureau en de opdrachtgever, met uitsluiting van door de opdrachtgever gehanteerde (algemene) voorwaarden, tenzij het vertaalbureau met de toepassing daarvan schriftelijk heeft ingestemd.

Artikel 2 – Offertes en totstandkoming van de overeenkomst

2.1 Algemene aanbiedingen en prijsopgaven van het vertaalbureau zijn vrijblijvend.

2.2 Prijsopgaven en opgegeven termijnen kunnen altijd worden herroepen indien het vertaalbureau vóór de opgaaf de volledige te vertalen of te bewerken tekst nog niet heeft kunnen inzien. De overeenkomst komt tot stand door schriftelijke of mondelinge aanvaarding door de opdrachtgever van de offerte van het vertaalbureau of – indien geen offerte is uitgebracht – door schriftelijke bevestiging door het vertaalbureau van een door de opdrachtgever verstrekte opdracht.

2.3 Het vertaalbureau mag als zijn opdrachtgever beschouwen degene die de opdracht aan het vertaalbureau heeft gegeven, tenzij deze daarbij uitdrukkelijk te kennen heeft gegeven te handelen op last, uit naam en voor rekening van een derde en mits naam en adres van deze derde tegelijkertijd aan het vertaalbureau zijn verstrekt.

2.4 Afspraken gemaakt en toezeggingen gedaan door vertegenwoordigers of personeel van het vertaalbureau binden het vertaalbureau pas nadat het vertaalbureau deze uitdrukkelijk schriftelijk heeft bevestigd.

2.5 Indien het vertaalbureau er in redelijkheid aan twijfelt of de opdrachtgever in staat zal zijn diens betalingsverplichtingen na te komen, is het vertaalbureau gerechtigd, alvorens aan te vangen met uitvoering van de opdracht of uitvoering daarvan voort te zetten, van de opdrachtgever afdoende zekerheid te verlangen.

Artikel 3 – Wijziging en annulering van opdrachten

3.1 Indien de opdrachtgever na de totstandkoming van de overeenkomst wijzigingen anders dan van geringe aard aanbrengt in de opdracht, is het vertaalbureau gerechtigd de leveringstermijn en/of het honorarium aan te passen of de opdracht alsnog te weigeren. In het laatste geval is de opdrachtgever gehouden tot betaling van het reeds uitgevoerde deel van de opdracht en is het in lid 3 van dit artikel bepaalde van overeenkomstige toepassing.

3.2 Indien een opdracht door de opdrachtgever wordt geannuleerd, is de opdrachtgever gehouden tot volledige betaling van het reeds uitgevoerde gedeelte van de opdracht. Bovendien dient de opdrachtgever, indien van toepassing, een vergoeding te betalen, op basis van een uurtarief, voor reeds uitgevoerde researchwerkzaamheden voor het overige gedeelte. Het vertaalbureau stelt het reeds vervaardigde werk desgewenst ter beschikking van de opdrachtgever. Voor de kwaliteit van het geleverde wordt in dat geval niet ingestaan.

3.3 Indien het vertaalbureau voor de uitvoering van de geannuleerde opdracht tijd heeft gereserveerd, kan het vertaalbureau de opdrachtgever een vergoeding van 50% van het honorarium voor het niet uitgevoerde gedeelte van de opdracht in rekening brengen.

Artikel 4 – Uitvoering van opdrachten en geheimhouding

4.1 Het vertaalbureau is gehouden de opdracht naar beste weten en kunnen en met de nodige deskundigheid uit te voeren, rekening houdend met het door de opdrachtgever gespecificeerde doel van de door het vertaalbureau te vertalen of bewerken tekst(en).

4.2 Het vertaalbureau zal de door de opdrachtgever beschikbaar gestelde informatie vertrouwelijk behandelen voorzover dit mogelijk is in verband met de uitvoering van de opdracht. Het vertaalbureau zal zijn medewerkers tot geheimhouding verplichten. Het vertaalbureau is evenwel niet aansprakelijk voor schending van de geheimhoudingsplicht door deze medewerkers indien het vertaalbureau aannemelijk kan maken deze schending niet te hebben kunnen verhinderen.

4.3 Tenzij uitdrukkelijk het tegendeel is overeengekomen, heeft het vertaalbureau het recht een opdracht (mede) door derden te laten uitvoeren, onverminderd de verantwoordelijkheid van het vertaalbureau voor de vertrouwelijke behandeling en de deugdelijke uitvoering van de opdracht. Het vertaalbureau zal bedoelde derde tot geheimhouding verplichten. Het vertaalbureau is evenwel niet aansprakelijk voor schending van de geheimhoudingsplicht door deze derden indien het vertaalbureau aannemelijk kan maken deze schending niet te hebben kunnen verhinderen.

4.4 De opdrachtgever is gehouden om op verzoek, indien mogelijk, een inhoudelijke toelichting op de te vertalen tekst te geven en, indien aanwezig, relevante documentatie en terminologie ter beschikking van het vertaalbureau te stellen. Verzending van bedoelde informatie geschiedt steeds voor rekening en risico van de opdrachtgever.

Artikel 5 – Leveringstermijn en tijdstip van levering

5.1 De overeengekomen leveringstermijn is een streeftermijn, tenzij uitdrukkelijk schriftelijk anders is overeengekomen. Zodra het vertaalbureau constateert of verwacht dat tijdige levering niet mogelijk is, is het vertaalbureau gehouden de opdrachtgever daarvan onverwijld in kennis te stellen.

5.2 Bij toerekenbare overschrijding door het vertaalbureau van de uitdrukkelijk schriftelijk overeengekomen leveringstermijn, is de opdrachtgever gerechtigd tot eenzijdige ontbinding van de overeenkomst, mits op de uitvoering in redelijkheid niet langer kan worden gewacht. Het vertaalbureau is in dat geval niet gehouden tot enige schadevergoeding. Deze ontbinding laat onverlet de gehoudenheid van de opdrachtgever tot betaling van het reeds uitgevoerde deel van de opdracht.

5.3 De levering wordt geacht te hebben plaatsgehad op het tijdstip van verzending. Als tijdstip van verzending geldt het moment van terpostbezorging, afgifte aan de koerier of, bij elektronische verzending (fax, e-mail, modem, ftp, enz.), het moment waarop het medium de verzending heeft voltooid.

5.4 In verband met de uitvoering van de overeenkomst door het vertaalbureau is de opdrachtgever gehouden al datgene te doen wat redelijkerwijs nodig of wenselijk is om tijdige levering door het vertaalbureau mogelijk te maken.

5.5 De opdrachtgever is gehouden zijn volledige medewerking te verlenen aan de aflevering van de krachtens de overeenkomst met het vertaalbureau verrichte prestatie. De opdrachtgever zal ook zonder daartoe te zijn aangemaand in verzuim zijn indien hij de prestatie weigert in ontvangst te nemen, in welk geval het in artikel 6.5 bepaalde van overeenkomstige toepassing is.

Artikel 6 – Honorarium en betaling

6.1 Het honorarium is in beginsel gebaseerd op een bij het vertaalbureau geldend woord- of uurtarief, tenzij anders overeengekomen. Het vertaalbureau kan naast zijn honorarium tevens de verschotten, verbonden aan de uitvoering van de opdracht, aan de opdrachtgever in rekening brengen. Voor iedere opdracht kan een minimumtarief per talencombinatie in rekening gebracht worden.

6.2 De prijs die het vertaalbureau voor de te verrichten prestatie heeft opgegeven, geldt uitsluitend voor de prestatie conform de overeengekomen specificaties.

6.3 Het vertaalbureau is gerechtigd de overeengekomen prijs te verhogen wanneer door de opdrachtgever extra bewerkelijke tekst, onduidelijke kopij, ondeugdelijke computerprogrammatuur of databestanden worden aangeleverd die het vertaalbureau tot meer werkzaamheden of kosten noodzaken dan het vertaalbureau bij het aangaan van de overeenkomst redelijkerwijs mocht verwachten. Bovenstaande opsomming is niet limitatief.

6.4 Alle bedragen worden vermeld exclusief BTW.

6.5 Declaraties dienen uiterlijk binnen 30 kalenderdagen na de factuurdatum (of binnen de door het vertaalbureau schriftelijk opgegeven andere termijn), zonder enige korting, verrekening of opschorting netto te worden voldaan in de valuta waarin de declaratie is gesteld. Bij niet-tijdige betaling is de opdrachtgever onmiddellijk en zonder ingebrekestelling in verzuim, in welk geval de opdrachtgever over het factuurbedrag de wettelijke rente, vermeerderd met 2 procentpunten, verschuldigd is vanaf de datum van verzuim tot aan het moment van volledige voldoening.

6.6 Ingeval van buitengerechtelijke incassokosten geldt een incassotarief van 15% over de eerste EUR 2.500,– van de hoofdsom met rente en een tarief van 10% over het meerdere, met een minimum van EUR 100,– per declaratie.

Artikel 7 – Reclames en geschillen

7.1 De opdrachtgever dient klachten over het geleverde zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk tien werkdagen na levering, schriftelijk aan het vertaalbureau kenbaar te maken. Het uiten van een klacht ontslaat de opdrachtgever niet van zijn betalingsverplichting.

7.2 Indien de opdrachtgever de juistheid van bepaalde vertaaloplossingen in twijfel trekt en het vertaalbureau om commentaar vraagt en indien het vertaalbureau vervolgens aannemelijk kan maken dat de gegeven vertalingen niet onjuist zijn, is het vertaalbureau gerechtigd de in verband daarmee gewerkte extra uren en overige gemaakte kosten volledig aan de opdrachtgever in rekening te brengen.

7.3 Indien de opdrachtgever na verloop van de in lid 7.1 genoemde termijn geen klachten heeft geuit, wordt hij geacht het geleverde volledig te hebben geaccepteerd en worden reclames uitsluitend in behandeling genomen indien het vertaalbureau zulks om hem moverende redenen wenselijk acht. Wijziging door het vertaalbureau van enig gedeelte van de vertaalde of bewerkte tekst op verzoek van de opdrachtgever houdt niet in dat het vertaalbureau erkent dat een ondeugdelijke prestatie is geleverd.

7.4 Indien de klacht gegrond is, is het vertaalbureau gerechtigd het geleverde binnen redelijke tijd te verbeteren of te vervangen; indien het vertaalbureau redelijkerwijs niet aan het verlangen tot verbetering of vervanging kan voldoen, kan het een reductie op de prijs verlenen.

7.5 Het recht van de opdrachtgever om reclames in te dienen vervalt indien de opdrachtgever het gedeelte van het geleverde waarop de klacht betrekking heeft, heeft bewerkt of doen bewerken, ongeacht of hij het geleverde vervolgens aan een derde heeft doorgeleverd.

Artikel 8 – Aansprakelijkheid en vrijwaring

8.1 Het vertaalbureau is uitsluitend aansprakelijk jegens de opdrachtgever voor schade die het directe en aantoonbare gevolg is van een aan het vertaalbureau toerekenbare tekortkoming. Het vertaalbureau is nimmer aansprakelijk voor alle andere vormen van schade, zoals indirecte schade, gevolgschade, bedrijfsschade, vertragingsschade en gederfde winst.

8.2 De aansprakelijkheid van het vertaalbureau is in ieder geval beperkt tot de factuurwaarde, exclusief BTW, van het reeds gefactureerde en/of geleverde gedeelte van de desbetreffende opdracht. De aansprakelijkheid van het vertaalbureau is bovendien in alle gevallen gelimiteerd tot een bedrag van EUR 15.000,– per gebeurtenis of per samenhangende reeks van gebeurtenissen.

8.3 Dubbelzinnigheid van de te vertalen tekst ontheft het vertaalbureau van iedere aansprakelijkheid.

8.4 De beoordeling van de vraag of (het gebruik van) een te vertalen of te bewerken tekst of de door het vertaalbureau geleverde vertaling of bewerking daarvan bepaalde risico’s voor letselschade behelst, blijft geheel voor rekening en risico van de opdrachtgever.

8.5 Het vertaalbureau is niet aansprakelijk voor beschadiging of verlies van de ten behoeve van de uitvoering van de overeenkomst ter beschikking gestelde documenten, informatie of informatiedragers. Het vertaalbureau is evenmin aansprakelijk voor kosten en/of schade ontstaan ten gevolge van het gebruik van informatietechnologie en telecommunicatiemiddelen of ten gevolge van het transport of de verzending van informatie(dragers) of de aanwezigheid van computervirussen in door het vertaalbureau geleverde bestanden of informatiedragers.

8.6 De opdrachtgever vrijwaart het vertaalbureau tegen alle aanspraken van derden die voortvloeien uit het gebruik van het geleverde.

8.7 De opdrachtgever vrijwaart het vertaalbureau tevens tegen alle aanspraken van derden wegens beweerde inbreuk op eigendoms , octrooi-, auteurs- of andere intellectuele eigendomsrechten in verband met de uitvoering van de overeenkomst.

Artikel 9 – Ontbinding en overmacht

9.1 Indien de opdrachtgever niet aan zijn verplichtingen voldoet, indien de opdrachtgever failliet verklaard is of diens faillissement wordt aangevraagd, indien de opdrachtgever surseance van betaling heeft aangevraagd of deze aan hem is verleend, indien ten aanzien van de opdrachtgever de schuldsaneringsregeling natuurlijke personen van toepassing is verklaard of ingeval van liquidatie van het bedrijf van de opdrachtgever, is het vertaalbureau, zonder tot enige schadevergoeding gehouden te zijn, bevoegd de overeenkomst geheel of gedeeltelijk te ontbinden dan wel de uitvoering daarvan op te schorten. Het vertaalbureau kan alsdan onmiddellijke voldoening van het hem toekomende vorderen.

9.2 Indien het vertaalbureau door omstandigheden die niet voor zijn risico komen of die buiten zijn macht liggen niet meer aan zijn verplichtingen kan voldoen, heeft het vertaalbureau, zonder tot enige schadevergoeding gehouden te zijn, het recht de overeenkomst te ontbinden. Als zodanige omstandigheden (overmacht) gelden in ieder geval – doch niet uitsluitend – brand, ongeval, ziekte, werkstaking, oproer, oorlog, terroristische aanslagen, transportbelemmeringen, maatregelen van overheidswege, storingen in de dienstverlening van internetaanbieders, nalatigheid van leveranciers of andere omstandigheden waarop het vertaalbureau geen invloed kan uitoefenen.

9.3 Indien het vertaalbureau ten gevolge van overmacht de verdere uitvoering van de overeenkomst moet staken, behoudt het wel het recht op vergoeding van de tot dat tijdstip uitgevoerde werkzaamheden en de gemaakte kosten en betaalde verschotten.

Artikel 10 – Auteursrecht

Tenzij uitdrukkelijk en schriftelijk anders is overeengekomen, gaan de auteursrechten op door het vertaalbureau vervaardigde vertalingen over op de opdrachtgever op het moment dat deze al zijn financiële en overige verplichtingen jegens het vertaalbureau met betrekking tot de betreffende opdracht volledig is nagekomen.

Artikel 11 – Toepasselijk recht

11.1 Op alle rechtsbetrekkingen tussen de opdrachtgever en het vertaalbureau is Nederlands recht van toepassing.

11.2 Alle geschillen worden onderworpen aan het oordeel van de bevoegde rechter in de plaats van vestiging van het vertaalbureau.

Artikel 12 – Deponering en inschrijving

12.1 Deze algemene voorwaarden zijn gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel te Amsterdam op 10 november 2009 onder depotnummer 34301484.

Bij versies van deze algemene voorwaarden in een andere taal dan het Nederlands prevaleert de Nederlandse tekst.

Een exemplaar van deze algemene voorwaarden zal te allen tijde op eerste verzoek kosteloos aan de verzoeker worden toegezonden.

Per 25-5-2018 geldt in de gehele EU een nieuwe privacywet. Deze AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming) zorgt dat de bescherming van persoonsgegevens in alle landen van de EU op dezelfde manier geregeld is en gelden in elke lidstaat dezelfde regels. Binnen Europa is de privacywet bekend onder de naam ‘GDPR’ (General Data Protection Regulations).

Onze privacyverklaring (zie hieronder) maakt deel uit van onze algemene voorwaarden. Accepteert u de algemene voorwaarden, dan gaat u ook akkoord met deze privacyverklaring.

Gegevens van de onderneming

Vertaalbureau House of Words is gevestigd op het adres Duinwijklaan 42, 1942 GC te Beverwijk. Telefoonnummer: 0251-829756, e-mailadres: info@houseofwords.nl

De website van House of Words is voorzien van een SSL-certificaat. Dit is te herleiden aan de ‘s’ in de URL (‘https’) van de website. Dit houdt in dat alle gegevens versleuteld verzonden worden. Verstuurt u dus persoonlijke gegevens via ons contactformulier of een persoonlijk document via het formulier ‘offerteaanvraag’, dan zijn uw gegevens goed beschermd.

Welke persoonsgegevens verwerkt de onderneming

Vertaalbureau House of Words verwerkt de volgende persoonsgegevens van klanten:

• uw naam en/of de naam van uw bedrijf
• uw adres en/of het adres van uw bedrijf
• het telefoonnummer van u of uw bedrijf
• uw e-mailadres en/of het e-mailadres van uw bedrijf
• uw bankrekeningnummer en/of het bankrekeningnummer van uw bedrijf
• het BTW- en KvK-nummer van uw bedrijf

Vertaalbureau House of Words verwerkt, indien van toepassing, de volgende persoonsgegevens van o.a. (beëdigde) vertalers:

• uw naam
• uw adres
• uw telefoonnummer
• uw e-mailadres
• uw bankrekeningnummer
• uw BTW- en KvK-nummer
• uw Wbtv-nummer
• gegevens op tolkenpasje en/of rijbewijs/paspoort

Daarnaast verwerken wij persoonsgegevens als die voorkomen in de tekst die u door ons laat vertalen.

Voor het uitvoeren van onze werkzaamheden maken we gebruik van (beëdigde) vertalers, tolken, tekstschrijvers, redacteuren, voice-overs, voice artists en proeflezers. Voor een correcte bedrijfsvoering worden ook hun gegevens opgeslagen.

De personen die de (vertaal)werkzaamheden verrichten worden geacht discreet en zorgvuldig met persoonsgegevens van (potentiële) klanten, al dan niet in het document/de documenten beschreven, om te gaan.

House of Words sluit verwerkersovereenkomsten af met deze leveranciers. In deze verwerkersovereenkomsten verklaren zij dat ze de persoonsgegevens die wij met ze delen, op een adequate wijze beschermen en dat er met deze gegevens discreet omgesprongen zal worden.

Indien de klant via onze diensten persoonsgegevens naar landen buiten de Europese Unie doorgeeft, vrijwaart de klant House of Words tegen alle rechtsvorderingen van derden die zijn gebaseerd op de bewering dat deze persoonsgegevens worden doorgegeven in strijd met de bepalingen van de AVG.

De klant, alsmede vertaalbureau House of Words, kan hier nog eens expliciet om verzoeken middels een non-disclosure agreement (NDA). Een klant van House of Words kan ons ook direct voorafgaand aan de opdracht verzoeken alle betrokkenen een dergelijke geheimhoudingsovereenkomst te laten tekenen.

Doel van het verwerken van deze persoonsgegevens

De persoonsgegevens in de bovengenoemde opsomming hebben wij nodig om contact met u te kunnen onderhouden en om u een factuur te kunnen sturen. De overige persoonsgegevens verwerken wij in opdracht van u en worden vrijwillig door u aan ons ter beschikking gesteld.

De persoonsgegevens van o.a. de (beëdigde) vertalers worden gebruikt voor het voldoen van rekeningen, het onderhouden van het contact en alle andere zaken die nodig zijn voor een zorgvuldige en goede bedrijfsvoering.

Wettelijke basis voor de gegevensverwerking

Wij hebben de persoonsgegevens in de bovengenoemde opsomming nodig voor onze dagelijkse bedrijfsvoering en om te voldoen aan wettelijke verplichtingen, bijvoorbeeld om belastingaangifte te doen. De overige persoonsgegevens verstrekt u vrijwillig aan ons wanneer die voorkomen in een tekst die u door ons wilt laten vertalen.

Geautomatiseerde besluitvorming

Vertaalbureau House of Words beschikt niet over computerprogramma’s of automatiseringssystemen waarmee geautomatiseerde verwerkingen worden uitgevoerd.

Bewaartermijn

Als gevolg van belastingwetgeving zijn wij verplicht factuurgegevens 7 jaar te bewaren. Voor vertalingen geldt dat wij na levering de vertalingen bewaren op een veilige plek. Om deze plek te bereiken zijn 3 verschillende wachtwoorden nodig. Eén voor het inloggen op ons netwerk, één voor het inloggen op één van onze computers en één voor het inloggen op ons opslagsysteem waar betreffende materiaal wordt opgeslagen.

Delen van de gegevens

Wij delen uw persoonsgegevens niet met derden, tenzij wij daartoe wettelijk verplicht zijn, bijvoorbeeld vanwege belastingwetgeving of wanneer het noodzakelijk is, omdat we anders uw (vertaal)opdracht niet kunnen uitvoeren.

Voor de mensen die de werkzaamheden voor ons uitvoeren geldt nagenoeg hetzelfde. Wanneer uw gegevens gedeeld moeten worden, (voorbeeld: een notariskantoor heeft een kopie tolkenpasje en een kopie rijbewijs nodig van de beëdigd tolk t.b.v. het voorbereiden van een akte) dan zal dit altijd eerst met betreffende persoon, in dit geval de tolk, overlegd worden.

Inzien van gegevens

U kunt ons elk moment vragen welke persoonsgegevens wij van u hebben opgeslagen.

Aanpassen van gegevens

U kunt ons elk moment vragen de persoonsgegevens die wij van u hebben opgeslagen aan te passen.

Verwijderen van gegevens

U kunt ons elk moment vragen de persoonsgegevens die wij van u hebben opgeslagen te verwijderen.

Recht op gegevensoverdraagbaarheid

U kunt een verzoek bij ons indienen om u een computerbestand te sturen waarin alle persoonsgegevens vermeld staan die wij van u hebben verzameld.

Verzoek tot inzage, correctie, verwijdering, gegevensoverdraging

Als u een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering of gegevensoverdraging wilt indienen, stuur dan een e-mail naar info@houseofwords.nl. U krijgt altijd binnen vier weken een reactie op uw verzoek.

Beveiliging van uw persoonsgegevens

Vertaalbureau House of Words heeft diverse maatregelen getroffen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. De bestanden op onze computers worden met diverse veranderende wachtwoorden, een virusscanner en een firewall beveiligd.

Contactgegevens van de verantwoordelijke persoon voor privacy- en gegevensbescherming

Hans van Dort, de eigenaar van vertaalbureau House of Words, is bij vertaalbureau House of Words verantwoordelijk voor privacy- en gegevensbescherming. Mocht u contact met hem willen opnemen dan kan dat, bij voorkeur per e-mail: info@houseofwords.nl

Klachten

Wanneer u het niet eens bent met de manier waarop wij met uw persoonsgegevens omgaan, kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.